Компании, ИП и ТСЖ обязаны подавать единый отчет о сотрудниках. Как это сделать?

Уже с апреля все работодатели в Чехии обязаны отправлять в Чешское управление социального обеспечения (ČSSZ) единый ежемесячный отчет. Это нововведение заменит 25 существующих бланков — например, справки о размере страховых взносов и некоторые уведомления для налоговой инспекции. Теперь также потребуется сообщать дополнительные данные о сотрудниках: уровень их образования и занимаемую должность. Главная цель изменений — упростить общение с государственными органами и снизить административную нагрузку.

Кого касается новый отчет
В первую очередь — всех, кто нанимает людей на работу. Правило распространяется как на крупные корпорации с тысячами сотрудников, так и на малый бизнес с одним работником, оформленным по договору о трудовой деятельности (DPČ). Размер выплачиваемой зарплаты при этом не имеет значения.

Отчитываться придется и товариществам собственников жилья (SVJ), если они выплачивают небольшое вознаграждение своему председателю или слесарю, а также компаниям, оплачивающим труд директоров (jednatel). Исключение составляют только индивидуальные предприниматели (OSVČ) без сотрудников и те, кто работает с подрядчиками исключительно по выставленным фактурам (на IČO).

Важный нюанс: зарегистрироваться в качестве работодателя обязаны даже те, кто числится в налоговой как плательщик подоходного налога с физических лиц от зависимой деятельности, даже если они подают нулевые декларации.

Когда отправлять первые данные
В период с 1 по 30 апреля работодатели, уже зарегистрированные в ČSSZ, должны дополнить информацию, которой пока нет в базе управления. Для тех, кто еще не стоит на учете, срок регистрации истекает 15 апреля. Кроме того, с 1 апреля всех новых сотрудников необходимо регистрировать уже через новую систему единого ежемесячного отчета.

Дальнейшие сроки подачи
С начала апреля и до конца июня необходимо подать единые ежемесячные отчеты за первые три месяца текущего года. Отчет за апрель подается с 1 по 20 мая. В дальнейшем действует простое правило: данные за предыдущий месяц всегда подаются до 20-го числа текущего (например, за май — до 20 июня).

Как подать отчет и авторизоваться
Первый вариант — использовать специализированные бухгалтерские программы или отправить файл в формате XML через ящик данных (datová schránka). Второй вариант — воспользоваться специальным приложением на портале ePortál ČSSZ. Там можно будет либо загрузить готовый XML-файл, либо заполнить форму вручную.

Заполнять отчет должен официальный представитель компании. Если этим занимается кто-то другой, например, бухгалтер, у него должна быть соответствующая доверенность.

Войти на ePortál ČSSZ можно через кнопку «Přihlásit» в правом верхнем углу сайта. Для авторизации понадобится ящик данных или удостоверение личности гражданина (Identita občana) — это может быть eObčanka, мобильный ключ eGovernment или банковская идентификация (bankovní identita).

Как выглядит приложение и какие данные нужны
После входа в систему открывается меню, где можно выбрать нужный тип отчета. Слева находится подробный путеводитель по разделам, а на самой странице есть удобные подсказки.

В разделе «Сотрудники» отобразится список работников и пустые графы для заполнения. Если вы что-то пропустите, система сама на это укажет. В разделе страхования появится информация о необходимости уплаты взносов (система рассчитает их автоматически). Завершается отчет сводной налоговой частью и общей проверкой. Большой плюс: в следующие месяцы отчет можно будет заполнять автоматически на основе предыдущего.

Уже зарегистрированным работодателям нужно будет добавить всего семь пунктов (например, номер налоговой, номер ящика данных или договор с агентством по трудоустройству), что займет не более пяти минут. Регистрация нового работодателя потребует заполнения около двадцати полей и займет до десяти минут.

Что касается сотрудников: дополнение информации по действующим работникам (налоговое резидентство, ограничения по здоровью, образование, должность) займет 5–10 минут. Регистрация нового сотрудника со всеми необходимыми данными потребует около десяти минут.

Цена программного обеспечения и что делать при ошибке
Заполнение отчетов можно значительно ускорить с помощью зарплатных и бухгалтерских программ, которые компании обычно покупают для работы с зарплатами и счетами. Для малого бизнеса (до десяти сотрудников) такое решение обойдется примерно в 2–10 тысяч крон в год.

Ошибиться в отчете сложно: портал ČSSZ просто не пропустит недопустимые значения. Но если неверные данные все же будут отправлены, система предложит подать корректирующий отчет. При отправке через ящик данных или бухгалтерскую программу работодателю придет уведомление о статусе (принято, отклонено или принято частично) с указанием конкретной ошибки по конкретному сотруднику, которую также можно будет легко исправить корректирующим документом.